鹿児島の運送事業者が取り組むべきコンプライアンス体制構築

近年、運送業界では「コンプライアンス」という言葉を聞く機会が増えています。コンプライアンスとは簡単に言えば法令遵守のことですが、単に法律を守るだけではなく、企業として社会的責任を果たすための仕組み全体を指します。

鹿児島でも運送会社への監査や巡回指導が強化されており、社内の体制が整っていないことで指摘を受けるケースが増えています。特に中小の運送会社では、日々の業務に追われてなかなか制度整備まで手が回らないという声も多く聞きます。

でもコンプライアンス体制は、単に行政処分を避けるためだけのものではありません。従業員とのトラブルを防ぎ、荷主からの信頼を守り、会社の経営を安定させるためにも非常に重要な取り組みです。

この記事では、鹿児島の運送事業者が取り組むべきコンプライアンス体制について、運送業専門行政書士の視点から具体的に解説します。

鹿児島での運送事業者のコンプライアンス体制構築の重要ポイント

コンプライアンスというと、運送業では監査や巡回指導への対応をイメージする方が多いかもしれません。でも本来は、企業活動全体に関わる広い概念です。

運送会社の場合、主に次のような分野でコンプライアンスが求められます。それぞれ、なぜ重要なのかも含めて解説していきます。

従業員の労働問題

運送業では、ドライバーの長時間労働が問題になりやすい業種です。改善基準告示（正式名称：自動車運転者の労働時間等の改善のための基準）では、1ヶ月の拘束時間の上限や、1日の休息期間の確保など細かいルールが定められています。

たとえば1ヶ月の拘束時間は原則284時間以内、1日の拘束時間は原則13時間以内、休息期間は継続8時間以上の確保が必要です。これらをきちんと管理していないと、労働基準監督署からの指導を受けるだけでなく、従業員との間で未払い残業代のトラブルに発展することもあります。

近年は2024年4月から物流業界でも時間外労働の上限規制が適用されており（いわゆる「2024年問題」）、これまで以上に労働時間管理の重要性が増しています。鹿児島の中小運送会社でも、この対応が急務になっているところが少なくありません。

また、36協定（時間外労働・休日労働に関する労使協定）の締結・届出を毎年行うことも義務づけられています。常時10名以上の従業員がいる事業所では就業規則の策定と届出も必要で、これが未整備のままでは労働基準監督署の調査で指摘される可能性があります。

顧客の情報漏洩対策

運送会社は業務の性質上、荷主企業の情報や配送先の住所・氏名など、多くの個人情報や企業の機密情報を扱っています。これらの情報が万一漏洩してしまうと、会社の信用は一気に失われてしまいます。

例えば、使い終わった配送伝票の廃棄方法、ドライバーが使う社用スマートフォンの管理、社内システムのパスワード運用など、日常業務のひとつひとつが情報管理に直結しています。

個人情報保護法の観点からも、情報取り扱いに関する社内規程を整備し、従業員への教育を定期的に行うことが求められます。「特に何もルールを決めていない」という会社は、まずここから見直してみることをおすすめします。

運送業特有の法令遵守

そして運送業において特に重要になるのが、貨物自動車運送事業法・道路運送車両法・道路交通法など、業種特有の法令に関するコンプライアンスです。

これらの遵守状況は、適正化実施機関が行う巡回指導や、運輸支局が行う行政監査によって定期的にチェックされます。特に巡回指導は原則2年に1回実施されますが、総合評価がDまたはE判定になった事業所には半年に1回の巡回指導が実施されます。さらに3回連続でD・E評価を受けた事業所は運輸支局へ報告され、行政処分の対象となる可能性があります。

また、巡回指導での評価が悪いと、営業所の新設・車庫の拡張・増車といった事業規模拡大のための認可申請が制限される場合もあります。日頃の管理体制が事業の将来にも直接影響するということを、ぜひ知っておいてほしいと思います。

鹿児島での運送事業者のコンプライアンス体制構築の注意点

ここからは、運送業のコンプライアンスの中でも特に重要な、巡回指導や行政監査への対応について詳しく説明します。

点呼に関するよくある指摘

巡回指導・行政監査でもっとも指摘が多いのが「点呼」に関する事項です。点呼とは、乗務開始・終了時にドライバーの健康状態や酒気帯びを確認する手続きのことです。

法令上は、乗務の開始・終了地点が営業所である場合には「対面」での点呼が原則です。遠方への運送で対面での点呼が難しい場合には電話等でも可とされていますが、その場合も記録を残すことが義務づけられています。

特に確認される主なポイントは次の通りです。

• 対面点呼が実施されているか（やむを得ない場合の電話等による点呼を含む）
• アルコール検知器を使用しているか、かつ正常に作動するか
• 点呼記録簿に法定の記載項目が記録されているか
• 乗務前・乗務中の点呼で睡眠不足や疲労の確認・記録をしているか
• 点呼記録簿を1年間保存しているか

「点呼はやっています」という会社でも、アルコール検知器を使っていなかった、記録が残っていなかった、という理由で指摘を受けるケースは非常に多いです。点呼は「実施すること」だけでなく「記録を残すこと」がセットで求められています。

運行管理に関する主なチェック項目

運行管理については、以下の項目が主に確認されます。

• 車両数に応じた法定人数の運行管理者が選任・届出されているか（30～59両は2名必要）
• 運行管理者が2年に1回の一般講習を受講しているか（新任者は基礎講習が必要）
• 運転日報（乗務記録）に法定記載項目が記録されているか
• 2泊3日以上の運行では運行指示書が作成・携行されているか
• 車両総重量7t以上または最大積載量4t以上の車両にデジタルタコグラフ等が装着されているか
• 運転者台帳が整備されているか

運転日報については、記載が必要な項目（乗務した区間・休憩地点・積載状況・30分以上の荷待ち時間など）が細かく定められており、これが漏れていると指摘を受けます。「日報を書いているから大丈夫」ではなく、正しい項目が全部記載されているかどうかの確認が必要です。

運転者教育の記録不備

運転者への安全教育も、巡回指導・行政監査で必ずチェックされる項目の一つです。

法令では、運転者に対して「一般的な指導及び監督の指針」に定められた12項目について、年間計画を作成したうえで計画的に教育を実施し、その記録を3年間保存することが義務づけられています。

12項目の主な内容は次の通りです。

• トラックの構造上の特性（死角・内輪差など）
• 貨物の正しい積載方法
• 過積載の危険性
• 危険物輸送に関する知識
• 疲労・睡眠不足が運転に与える影響
• 交通事故と違反の記録
• 健康管理
• 運転者の心構えと安全運転の姿勢
• 緊急時の対応
• デジタル式運行記録計の適切な使用
• 適切な運行経路の選択
• 異常気象時等の措置

さらに、初任運転者（新たに採用した運転者）には座学15時間以上・実技20時間以上の特別指導が必要で、高齢運転者（65歳以上）や事故惹起運転者にはそれぞれ適性診断の受診も義務づけられています。これらが漏れていると、初回の巡回指導から指摘を受けることになります。

整備管理の見落としやすいポイント

整備管理についても、よく指摘される事項があります。5両以上の車両を保有する営業所では整備管理者の選任・届出が必要で、整備管理者は2年に1回の定期研修を受講しなければなりません。

また、日常点検基準を文書で作成し、その基準に基づいて毎日の運行前点検を実施することが求められています。点検を実施しているだけでなく、「誰が・いつ・どんな点検をしたか」という記録を残しておく必要があります。定期点検（3ヶ月点検・12ヶ月点検）の整備記録簿も、1年間保存することが義務です。

巡回指導で確認される主な書類一覧

巡回指導や監査では、実際の業務の様子とともに以下のような書類が確認されます。

• 点呼記録簿（直近のもの）
• 運転日報（乗務記録）
• 運転者台帳
• 運行指示書（該当する場合）
• 安全教育の実施記録（年間計画を含む）
• 適性診断の受診記録（初任・適齢・特定）
• 運行管理者・整備管理者の選任届出書類
• 日常点検記録・定期点検整備記録簿
• 36協定の届出書（写し）
• 健康診断結果の記録
• 事業用自動車の事故記録

これらの書類は、「作成してあるはずだけどどこにあるか分からない」という状態では意味がありません。必要なときにすぐ取り出せるよう、日頃から整理しておくことが大切です。

よくある相談：「監査が来てから慌てる」パターン

運送会社の経営者からよく受ける相談が、「監査の通知が来てから、書類をどう準備すればいいか分からない」というものです。

残念ながら、監査通知が届いてから慌てて書類を整備しようとしても、実態が伴っていなければ焼け石に水です。たとえば、点呼記録が3ヶ月分しかない状況でそれ以前の記録を作り直すことはできませんし、仮にそうした行為が発覚すれば虚偽記載として問題になります。

大切なのは「日常業務として体制を整えておくこと」。記録の整備・保存を習慣にしておくことで、監査が来ても落ち着いて対応できます。専門家への相談も、できれば「何か問題が起きてから」ではなく「まだ余裕があるうちに」行うのがベストです。

鹿児島全域での運送事業者のコンプライアンス体制構築のメリット

コンプライアンス体制の整備にはある程度の時間と手間がかかります。でも、きちんと取り組むことで得られるメリットは非常に大きいです。

行政監査・巡回指導への対応力が高まる

コンプライアンス体制が整っている会社は、巡回指導や監査が入っても必要な書類をすぐに提示できるため、指摘事項が少なく済みます。また、総合評価でA・B判定を継続することで、行政処分リスクを大きく減らすことができます。

さらに、トラック協会が認定する「Gマーク（安全性優良事業所）」の取得を目指す場合も、日頃の法令遵守体制が整っていることが前提条件の一つになっています。Gマークを取得することで、荷主や元請け事業者からの信頼が高まり、新規取引のきっかけにもなります。

ドライバーが働きやすい環境になる

労務管理がしっかりしている会社では、ドライバーが自分の働き方について安心して相談できる環境が整っています。労働時間が適正に管理されていれば、過度な残業や不当な勤務を押しつけられることもなくなり、離職率の低下につながります。

近年は深刻なドライバー不足が続いており、「人が定着する会社」かどうかが経営の安定に直結するようになっています。コンプライアンス体制の整備は、採用力の強化という面でも効果があります。

荷主から信頼される会社になれる

最近では、荷主企業もコンプライアンスを非常に重視するようになっています。元請けの大手物流会社や製造メーカーの中には、取引先の運送会社に対してコンプライアンス状況のチェックを行うところも増えています。

安全管理や法令遵守が整っている会社は「信頼できる取引先」として評価され、長期的な取引につながりやすくなります。逆に、監査で問題が発覚した会社は取引を打ち切られるリスクがあることも、知っておく必要があります。

万が一の事故・トラブル時のリスクが下がる

コンプライアンス体制が整っている会社は、事故が起きたときの対応も適切に行えます。たとえば事故発生時に必要な報告（自動車事故報告書の提出など）が迅速に行われていれば、行政からの処分が軽減される場合もあります。また、記録が整備されていることで、「会社として対策を講じていた」という事実を証明することができ、損害賠償トラブルの際にも有利に働くことがあります。

まとめと結論

コンプライアンスは単に法律を守るだけではなく、会社の信頼を守り、従業員を守り、将来の事業を守るための重要な取り組みです。

運送業特有の法令遵守の観点では、特に次の5つの柱が重要です。

1. 点呼の適正実施と記録保存：対面点呼の徹底、アルコール検知器の活用、記録の1年間保存
2. 運行管理体制の整備：運行管理者の選任・研修、運転日報・運行指示書の整備
3. 運転者教育の計画的実施：12項目に基づく年間教育計画の作成・実施・記録保存（3年間）
4. 整備管理の適正実施：整備管理者の選任・研修、日常点検・定期点検の記録保存
5. 労務管理の適正化：就業規則・36協定の整備、改善基準告示の遵守、健康診断の実施

これらをバランスよく整備していくことが、鹿児島の運送会社として長く安定した経営を続けるための基盤になります。「全部一度にやる必要はない」ので、まず現状を確認して、不足している部分から少しずつ改善していくことをおすすめします。

監査の直前に慌てて書類を整える「その場しのぎ」の対応では、根本的な解決にはなりません。日常業務のルーティンとして記録・管理の習慣を定着させることが、長い目で見て最もリスクの低いやり方です。

運送業専門行政書士に相談する理由

ここまで読んで「やることが多くて、何から手をつければいいか分からない」と感じた方もいるかもしれません。実際、運送業のコンプライアンス対応は法令の数も多く、専門的な知識がないと正確に判断できない部分が少なくありません。

たとえば、次のようなケースでは専門家のサポートが有効です。

• 巡回指導の前に、現状の書類・体制をチェックしてほしい
• 初任運転者が多く、指導・教育の記録整備が追いついていない
• アルコールチェックや点呼の記録様式を見直したい
• 36協定や就業規則を整備したいが、何を書けばいいか分からない
• Gマーク（安全性優良事業所）の申請を検討している
• 監査の通知が来て対応に困っている

運送業専門の行政書士であれば、こうした課題に対して現実的な対応策を一緒に考えることができます。顧問契約で継続的にサポートを受けることで、日常の書類管理から監査対応まで安心して任せることができます。

鹿児島で運送業を営む事業者の方で、コンプライアンス体制の整備や監査対策に不安がある場合は、まずは気軽に運送業専門行政書士へ相談してみてください。一社一社の状況に合わせたアドバイスで、着実に体制を整えるお手伝いをします。