安全管理 – 行政書士小林久倫事務所

運送会社を経営している皆様、日々の業務お疲れ様でございます。業界で仕事をしていると、どうしても気になるのが「巡回指導」という言葉ではないでしょうか。 「うちは毎日しっかり業務を行っているから大丈夫」と思っていても、いざ指導員がやってきて帳簿書類を確認されると、記録方法の細かいミスや保存方法の不備を指摘されてしまうケースは決して少なくありません。現場の実務は完璧でも、それを証明する書類に不備があれば、行政処分や是正指導の対象になってしまうのが運送業の厳しいところです。 その中でも、特に指摘を受けやすい書類の代表格が「点呼記録簿」です。 点呼はドライバーの健康状態や酒気帯びの有無などを確認し、その日の安全運行を約束する極めて重要な業務です。しかし、巡回指導の場では単に「点呼をしているかどうか」という事実確認だけでは終わりません。「点呼記録簿が法令の基準通りに正しく記載されているか」「漏れなく毎日継続されているか」といった形式面も厳しくチェックされます。 ここ鹿児島の運送会社様でも、実際には真面目に点呼を行っているのに、記録の書き方や管理方法にちょっとした問題があり、結果として是正指導を受けてしまう残念なケースが見受けられます。 この記事では、運送業専門の行政書士としての視点から、巡回指導で特に確認される点呼記録簿のポイントや、記載すべき必須事項、そして鹿児島の運送会社で実際に起こりやすい不備の具体例について、分かりやすく解説していきます。 目次 1. 鹿児島での巡回指導と点呼記録簿の重要ポイント 2. 点呼記録簿の主な記載事項 3. 巡回指導で確認される点呼記録簿のチェックポイント 4. 鹿児島の運送会社で起こりやすい点呼記録簿の不備 5. アルコール検知結果や酒気帯び確認の記録漏れ 6. 運行管理者の指示事項が記載されていないケース 7. 点呼日時や点呼方法の記載不足 8. 点呼記録簿の保存期間と管理の注意点 9. 実際にニュースになった点呼記録簿不備の事例 10. 鹿児島で巡回指導に備えるための点呼記録簿管理 11. 点呼記録簿と運転日報の整合性 12. 運行管理者が押さえておくべき管理ポイント 13. 点呼記録簿を適切に管理するメリット 14. 巡回指導で指摘を受けないためのポイント 15. まとめ 16. 運送業専門行政書士に相談する理由 1. 鹿児島での巡回指導と点呼記録簿の重要ポイント 運送業における巡回指導は、適正化事業実施機関（トラック協会）の指導員の方が事業所を訪問し、法令遵守状況や安全管理体制が適切に運用されているかを確認するものです。この指導は、事業者のランク付け（評価）にも直結するため、非常に重要なイベントと言えます。 数あるチェック項目の中でも、点呼の実施状況と点呼記録簿の内容は最重要項目の一つです。なぜなら、点呼は事故を未然に防ぐための「最後の砦」だからです。ドライバーが健康な状態で、お酒も残っておらず、車両にも異常がない状態で出発させること。これを担保するのが点呼業務です。 そのため、巡回指導では以下のような点が徹底的に確認されます。 本当に対面で点呼が実施されているか（点呼執行の実態） 点呼記録簿が毎日欠かさず作成されているか（記録の連続性） 点呼記録簿の記載事項に漏れがないか（法定事項の網羅） たとえ毎日欠かさず朝礼を行い、ドライバーと顔を合わせていたとしても、その内容が所定の様式で記録されていなければ、行政側から見れば「やっていない」のと同じ扱いを受けてしまうことがあります。記録内容が不十分だと「点呼記録簿の不備」として指摘され、改善報告書の提出を求められる「是正指導」につながりますし、悪質な場合は行政処分の対象にもなり得ます。 特に鹿児島のような地方では、ドライバーと管理者の距離が近く、なあなあの関係で業務が進んでしまうこともありうるかと思います。「顔を見れば元気なのは分かるから」といって記録をおろそかにするのは非常に危険です。 2. 点呼記録簿の主な記載事項 では、点呼記録簿には具体的に何を書けばよいのでしょうか。法律で定められた記載事項は多岐にわたりますが、一つでも欠けていると「記録義務違反」や「記載不備」とみなされてしまいます。 主な記載事項は以下の通りです。これらは乗務前点呼、乗務後点呼、中間点呼（必要な場合）それぞれで記録する必要があります。 点呼の日時：何月何日の何時何分に行ったか 点呼執行者の氏名：誰が点呼を行ったか（運行管理者または補助者） 運転者の氏名：誰に対して点呼を行ったか 酒気帯びの有無：アルコール検知器の使用結果 健康状態の確認：疾病、疲労、睡眠不足等の有無（乗務前） 車両の日常点検の確認：点検結果の報告（乗務前） 運行に関する指示事項：管理者からドライバーへの具体的な指示 道路運送車両法の規定による確認：乗務後の車両状態など これらの記録は、単なる事務作業ではありません。万が一事故が起きた際、「会社としてやるべき安全確認は確実に行っていた」ことを証明する唯一の証拠となります。 巡回指導の指導員は、これらの項目が「形式的に埋まっているか」だけでなく、「内容が具体的か」「形骸化していないか」という視点でも確認を行います。 3. 巡回指導で確認される点呼記録簿のチェックポイント 巡回指導員はプロフェッショナルですから、点呼記録簿をパラパラとめくるだけで、その会社が普段どのように点呼を行っているかを敏感に察知します。彼らがチェックするポイントは非常に細かく、実践的です。 例えば、次のような点がよく見られています。 毎日途切れなく点呼が行われているか： 休日や祝日など、稼働しているはずの日に空白がないか。 酒気帯び確認が具体的に記録されているか： 「異常なし」のハンコだけでなく、検知器を使用した事実が分かるか。 健康状態の確認が形骸化していないか： 全員が毎日判で押したように同じ記述になっていないか。 運行管理者の指示事項が具体的か： 「安全運転」といった定型文だけでなく、その日の天候や道路状況に即した指示があるか。 記録の筆跡やインク： まとめて後から書いたような痕跡（同じ筆跡、同じインクの濃さなど）がないか。 また、非常に重要なのが「他の帳簿との整合性」です。点呼記録簿単体では完璧に見えても、運転日報やタコグラフ（運行記録計）と照らし合わせたときに矛盾が生じていると、虚偽記載を疑われます。例えば、点呼記録簿には「7:00」に点呼したとあるのに、タコグラフでは「6:30」に既に走り出している、といったケースです。 4. 鹿児島の運送会社で起こりやすい点呼記録簿の不備 私は運送会社様をサポートしてきましたが、地域柄なのか、業務の忙しさからなのか、共通して発生しやすい「不備のパターン」というものがあります。 もちろん、悪意があって手抜きをしているわけではないことがほとんどです。「昔からこうやっていたから」「先輩からこう教わったから」という慣習が、現在の厳しい法令基準に合わなくなっているケースが目立ちます。 巡回指導で指摘されやすい代表的な不備には、大きく分けて3つのパターンがあります。これらを知っておくだけでも、対策の第一歩になります。次のセクションから、それぞれの不備について詳しく見ていきましょう。 5. アルコール検知結果や酒気帯び確認の記録漏れ 近年、飲酒運転に対する世間の目は非常に厳しくなっており、運送業界においてもアルコールチェックは最重要課題です。これに伴い、点呼記録簿におけるアルコール検知結果の記載も厳格にチェックされるようになっています。 しかし、現場では次のような不備が散見されます。 アルコール検知器を使用したかどうかのチェック欄が空欄になっている。 「酒気帯びの有無」の欄に何も記載がない、または斜線が引かれている。 測定結果（数値）が出ない「ゼロ」の場合に、記録を省略してしまっている。 点呼記録簿には、「アルコール検知器を使用して酒気帯びの有無を確認したこと」を明確に記録する必要があります。必ずしも「0.00mg/l」という数値を毎回書く必要はありません（もちろん書いても良いです）が、少なくとも「検知器使用：有」「結果：無（異常なし）」といった記録が残っていなければなりません。 「匂いを嗅いで酒臭くなかったからヨシ」という時代は終わりました。検知器を使ったという証拠が記録簿上に残っていないと、巡回指導では「アルコールチェック未実施」とみなされるリスクがあります。これは非常に重い指摘事項となります。 6. 運行管理者の指示事項が記載されていないケース 点呼の際、運行管理者はドライバーに対して「運行の安全を確保するために必要な指示」を行う義務があります。これを「運行管理者の指示事項」と呼びます。 現場では、口頭で「今日は雨が降ってるからスリップに気をつけろよ」「〇〇号線で工事渋滞があるらしいぞ」といったやり取りが自然に行われているはずです。しかし、いざ点呼記録簿を見ると、この「指示事項」の欄が空欄だったり、「安全運転励行」というゴム印が毎日押されているだけだったりすることが非常に多いのです。 これでは、巡回指導員に「個別の具体的な指示を行っていない」と判断されてしまいます。 指示事項の欄には、簡単でも構いませんので、その日その時の具体的な内容をメモするようにしましょう。例えば： 「雨天のため車間距離を保持すること」 「夕暮れ時の早めのライト点灯」 「〇〇交差点での一時停止徹底」 こうした生きた記録が残っていることは、運行管理者が適切に機能していることの証明になります。 7. 点呼日時や点呼方法の記載不足 点呼は原則として「対面」で行わなければなりません。しかし、運行上やむを得ない場合（遠隔地での宿泊を伴う運行など）には、電話等の方法による点呼（電話点呼）や、条件を満たした上でのIT点呼が認められています。 ここで問題になるのが、「どの方法で点呼を行ったか」の記録漏れです。 点呼記録簿には、点呼を行った日時だけでなく、その方法も記録する必要があります。基本的には「対面点呼」となりますが、場合によっては「電話」「IT」といった区分を選択したり、記載したりする欄があるはずです。 ここが曖昧だと、実際にドライバーが目の前にいたのか、電話だったのかが後から検証できません。特に電話点呼が認められるのは一部の例外的なケースに限られますので、もし電話点呼を行った場合は、それが認められる運行だったのかどうかもチェックの対象になります。 「いつも対面だから書かなくても分かるだろう」という思い込みは禁物です。正確な日時と方法を毎回記録する習慣をつけましょう。 8. 点呼記録簿の保存期間と管理の注意点 一生懸命作成した点呼記録簿ですが、書き終わったら捨てて良いわけではありません。法令により保存義務が定められています。 現在、点呼記録簿の保存期間は「1年間」とされています。 巡回指導では、直近の記録だけでなく、過去にさかのぼって記録が保存されているかも確認されます。「数ヶ月前の記録が見当たらない」「倉庫の奥にあってすぐに出せない」といった状況では、管理体制に疑いの目が向けられます。 また、保存状態も重要です。月ごとにファイルに綴じられているか、日付順に整理されているかなど、誰が見てもすぐに確認できる状態にしておくことが望ましいです。整理整頓が行き届いている会社は、それだけで指導員の心証が良くなる傾向があります。 9. 実際にニュースになった点呼記録簿不備の事例 点呼記録簿の不備がいかに重大な問題かを知るために、過去に大きな話題となった事例をご紹介します。物流業界の関係者なら記憶にあるかもしれませんが、日本郵便において点呼に関する大規模な不備が発覚したニュースがありました。 この事例では、全国の多数の郵便局において、実際には点呼が適切に行われていないにもかかわらず、点呼記録簿には実施したかのように記録されていた（いわゆる記録の形骸化や虚偽記載）ことが問題視されました。また、管理者が実際のドライバーの顔色や様子を確認せず、書類上のチェックだけで済ませていた実態も浮き彫りになりました。 これは大企業だけの話ではありません。中小規模の運送会社であっても、点呼記録簿が実態を反映していない「作文」になっていれば、同様のリスクを抱えていることになります。 このニュースから私たちが学ぶべき教訓は、「点呼記録簿は単なる書類作成作業ではなく、企業の安全管理体制そのものを映す鏡である」ということです。社会的な信用を失わないためにも、嘘のない正確な記録が求められます。 10. 鹿児島で巡回指導に備えるための点呼記録簿管理 では、これから巡回指導に備えるために、具体的にどのような管理を行えばよいのでしょうか。特に鹿児島の運送会社様におすすめしたいのは、日頃からの「当たり前の徹底」です。 まずは、記録漏れを物理的に防ぐ仕組みを作りましょう。例えば、点呼場の机の上に赤ペンを置いておき、記入漏れがないか運行管理者同士でダブルチェックを行う時間を設けるのも有効です。 また、書き方を社内で統一することも大切です。管理者によって書き方がバラバラだと、指導員から「基準が曖昧だ」と指摘されやすくなります。「異常なし」の場合は「レ」点を入れるのか、「〇」を書くのか、そういった細かいルールを明文化しておくだけで、記録簿の見た目が整い、管理が行き届いている印象を与えられます。 さらに、書類の整理整頓も重要です。1ヶ月分の記録簿が溜まったらすぐにファイルに綴じ、表紙に「令和〇年〇月分」と明記して棚に並べる。このルーチンを確立してください。 11. 点呼記録簿と運転日報の整合性 先ほど少し触れましたが、巡回指導で最も厳しく見られるポイントの一つが、「点呼記録簿」と「運転日報（乗務記録）」の整合性（つじつま）です。 よくある不備の例を挙げてみましょう。 点呼記録簿では「乗務前点呼：6:00」となっている。 運転日報では「出庫時間：5:30」となっている。 これでは、「点呼を受けずに出発した」ことになってしまいます。これは「点呼未実施」と同等の重大な違反です。 また、点呼記録簿にはAというドライバーの名前があるのに、日報にはBというドライバーが乗務したことになっている、といった「人の不一致」も起こり得ます。急な配車変更があった際に、記録簿の修正を忘れてしまうとこうした矛盾が生じます。 書類同士の内容が食い違っていると、管理体制がずさんであると判断されるだけでなく、最悪の場合は「記録の改ざん」を疑われる可能性もあります。点呼記録簿をつける際は、必ず運転日報やデジタコデータと時間が合っているかを確認する癖をつけましょう。 12. 運行管理者が押さえておくべき管理ポイント 点呼記録簿の適正な管理において、キーマンとなるのはやはり「運行管理者」です。運行管理者の皆様には、以下のポイントを特に意識していただきたいと思います。 記録方法の統一： 補助者が点呼を行う場合も含め、誰が書いても同じクオリティになるよう指導する。 定期的な振り返り： 週に一度、または月に一度、過去の記録簿を見直して記入漏れやミスがないかセルフチェックを行う。 保存場所の確定： 過去の記録簿がいざという時にすぐ取り出せるよう、保管場所を決めておく。 特に、運行管理者が複数名いる場合や、補助者を活用している場合は、情報の共有が重要です。「あの人がやっていると思った」というポテンヒットを防ぐために、引継ぎノートを活用するなどして、記録の空白を作らないようにしましょう。 13. 点呼記録簿を適切に管理するメリット ここまで「指導で怒られないため」という視点で解説してきましたが、点呼記録簿を適切に管理することには、会社にとって前向きなメリットもたくさんあります。 第一に、安全意識の向上です。記録簿に毎日しっかりと詳細を記入することで、管理者自身の安全に対するアンテナが高くなります。ドライバーにもその姿勢は伝わり、結果として事故防止につながります。 第二に、万が一の際のリスクヘッジです。もし事故が起きてしまった場合、警察や荷主から安全管理状況を問われることがあります。その際、完璧な点呼記録簿があれば、「会社としてはやるべき管理を行っていた」という強力な証明になります。これは会社の社会的信用を守ることにつながります。 第三に、社内管理の強化です。記録が整っている会社は、業務全体の効率も良い傾向にあります。無駄な時間が減り、スムーズな配車や労務管理にも良い影響を与えるでしょう。 14. 巡回指導で指摘を受けないためのポイント 最後に、巡回指導で指摘を受けないためのポイントを改めて整理します。これらは明日からすぐに実践できることばかりです。 点呼を確実に実施する： 記録以前の問題として、必ず対面（または適切な方法）で点呼を行うこと。 その場で記録する： 記憶に頼って後でまとめて書くのではなく、点呼を行ったその瞬間に記録簿に記入すること。 空欄を作らない： 該当なしの場合でも、空欄にせず「なし」や斜線を引くなどして、確認した意思を示すこと。 整合性を確認する： 日報やタコグラフの時間とズレがないか、毎日チェックすること。 嘘を書かない： これが一番大切です。事実と異なる記録は絶対にやめましょう。 これらの基本を守っていれば、巡回指導を恐れる必要はありません。指導員も、真面目に安全管理に取り組んでいる事業者に対しては、協力的かつ建設的なアドバイスをしてくれるはずです。 15. まとめ 今回の記事では、「点呼記録簿」作成の重要性と、具体的な不備の例、そして対策について解説してきました。 巡回指導では、点呼記録簿の内容が驚くほど細かく確認されます。たとえ実務として点呼を実施していても、記録内容が不十分であったり、日報との整合性が取れていなかったりすると、是正指導の対象になってしまいます。 鹿児島の運送会社様でも、ちょっとした記載ミスや管理不足で指摘を受けるケースは少なくありません。しかし、これらは日頃の意識とちょっとした工夫で防げるものばかりです。 「たかが記録簿」と思わず、会社の安全を守るための重要な資産として、今日から丁寧な帳簿管理を心がけてみてください。それが巡回指導対策になるだけでなく、結果として質の高い運送サービスの提供につながっていきます。 16. 運送業専門行政書士に相談する理由 日々の業務に追われる中で、法令の最新情報を追いかけ、完璧な帳簿管理体制を整えるのは大変なことだと思います。「今のやり方で本当に合っているのか不安だ」「もうすぐ巡回指導が来るが、準備の仕方が分からない」という方もいらっしゃるでしょう。 そんな時は、ぜひ運送業専門の行政書士にご相談ください。 運送業のルールを熟知した専門家であれば、単なる書類作成代行だけでなく、以下のような実務に即したサポートが可能です。 実際の巡回指導を想定した模擬監査と改善提案 使いやすく法令に適合した帳簿様式の提供や整備 運行管理者やドライバーへの安全教育支援 鹿児島で運送業の手続きや巡回指導に不安がある場合は、専門家の知見を借りることで、安心して本業に専念できる環境を整えることができます。転ばぬ先の杖として、ぜひお気軽にご活用いただければと思います。

巡回指導で鹿児島の運送会社が「点呼記録簿不備」で是正指導を受ける例